struktur organisasi proyek

      Dalam melaksanakan kegiatan/proyek tentunya ada pihak-pihak yang terkait dalam mencapai hasil yang maksimal. Demi mengoptimalkan proses mengorganisir proyek maka perlu ada pemahaman mengenai struktur organisasi proyek. untuk itu, pada tulisan saya yang kedua ini saya akan membahas tentang struktur organisasi proyek.

       Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang memiliki dimensi waktu, biaya dan mutu. Keberhasilan di dalam suatu proyek diukur berdasarkan tiga hal yaitu : tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu. Proyek merupakan suatu kegiatan yang memiliki awal dan akhir di dalam mewujudkan gagasan yang timbul. Pada proyek-proyek yang besar masalah-masalah yang dihadapi semakin besar dan juga kompleks.

     Di dalam penyelenggaraan pembangunan proyek dilakukan secara menyeluruh mulai dari tahap perancangan, perencanaan, dan pembangunan hingga tahap pemeliharaan di mana hal tersebut merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dapat dilakukan secara sistematis dan melibatkan berbagai unsur yang saling terkait antara yang satu dengan yang lainnya. Unsur-unsur tersebut membentuk suatu organisasi proyek di mana masing-masing mempunyai peranan, fungsi dan tanggung jawab yang jelas.

          Organisasi proyek dalam suatu pelaksanaan proyek sangat diperlukan sebagai bagian dari manajemen suatu proyek yang sesuai dan saling berhubungan dan tentunya harus selalu berjalan pada peraturan-peratuaran/tata tertib yang telah ditentukan. Sedangkan manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai kemampuan untuk mengelola sumber daya dan dana suatu proyek untuk mencapai tujuan dengan menggunakan suatu metode dan sistematika tertentu agar tercapai daya guna yang sebesarnya. Dengan adanya manajemen proyek yang baik dan teratur di dalam suatu proyek diharapkan akan dapat menunjang keberhasilan dan kelancaran proyek hingga tujuan dari proyek akan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Secara garis besar unsur-unsur pengelola proyek yang terlibat di dalam sebuah proyek adalah sebagai berikut  :

1.     Pemberi Tugas/Pemilik/Owner

2.     Konsultan Perencana

3.     Konsultan Pengawas

4.     Kontraktor Pelaksana

      Keempat unsur tersebut mempunyai fungsi dan peranan masing-masing. Fungsi dan peranan tersebut adalah sebagai berikut   

1. Pemberi Tugas / Pemilik / Owner 

Pemberi tugas/pemilik proyek/owner atau lebih dikenal dengan istilah bouwheer adalah badan hukum/instansi atau perseorangan yang berkeinginan mewujudkan suatu proyek dan  memberikan   pekerjaan bangunan  serta   membayar biaya pekerjaan bangunan. 

Adapun tugas dan wewenang dari owner/pemilik proyek adalah sebagai berikut:

•   Mempunyai ide/gagasan sesuai dengan rencana-rencananya. 
•  Menyediakan dana dan lahannya. 
•  Mengambil keputusan terakhir yang mengikat mengenai pembangunan proyek.
• Mempunyai wewenang mutlak dalam menentukan dan mengangkat manajemen konstruksi, perencana serta pelaksana proyek.
• Menangani dan menandatangani surat perintah kerja dan surat perjanjian dengan pelaksana proyek.
• Bersama-sama manajemen konstruksi ikut mengawasi pelaksanaan pekerjaan, berhak memberi instruksi-instruksi kepada pelaksana proyek secara langsung maupun tidak langsung (melalui manajemen konstruksi).
• Mengesahkan semua dokumen pembayaran atas pembayaran yang harus diberikan kepada pelaksana proyek. 
• Mempunyai wewenang penuh terhadap proyek sehingga berhak menerima/menolak perubahan-perubahan pekerjaan serta pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang.
• Berhak menolak pekerjaan-pekerjaan bila tidak sesuai dengan gambar rencana, bilamana perlu mencabut tugas pelaksana proyek tersebut bila dianggap tidak mampu melaksanakan pekerjaan. 
• Meminta pertanggung jawaban pada semua unsur terkait sebelum masa pemeliharaan habis bila terjadi kerusakan, sebagaimana ditetapkan bersama.

     Sedangkan tanggung jawab owner/pemilik proyek adalah sebagai berikut :

• Memelihara hubungan kerja secara professional. 
• Membuat keputusan yang tepat sesuai dengan waktunya. 
•  Memberikan dana yang dibutuhkan proyek.

2. Konsultan Perencana

             Konsultan perencana adalah perseroan atau badan hukum yang bergerak pada jasa konstruksi bidang                  perencanaan pekerjaan pembangunan.
Konsultan perencana menerima pendelegasian/penyerahan pekerjaan dari pemilik proyek/owner dengaan dua tahapan, yaitu: 
      a)     Rekayasa dan design awal
               Rekayasa dan design meletakkan penekanan pada :

•       Konsep arsitektur 
•       Pengevaluasian alternatif-alternatif proses teknologi 
•           Keputusan-keputusan mengenai ukuran serta kapasitas 
•       Tahapan konsep dan kelayakan 
•        Aspek fungsional 
•        Aspek teknis 
•       Aspek kinerja bangunan (building performance) 
•       Aspek ekonomis

• b)     Rekayasa dan design detail/perincian
   Melibatkan suatu proses analisa dan perencanaan struktur serta komponennya secara berurutan sehingga sesuai dengan standar konstruksi, keamanan maupun peraturan-peraturannya. Kegiatan-kegiatan konsultan perencana dalam melaksanakan rancang bangun meliputi  :  - Perencanaan anggaran dan biaya pekerjaan 
   - Gambar-gambar detail, maket design  -  Rencana kerja dan spesifikasi pelaksanaan pekerjaan
  Selain itu, divisi perencana mempunyai tugas dan wewenang adalah sebagai berikut  :

a.   Perencana berkewajiban untuk berkonsultasi dengan pihak proyek, pada tahap perencanaan dan  menyusun dokumen  proyek.
b.     Membuat gambar perencanaan proyek secara keseluruhan yang meliputi gambar struktur, arsitektur serta mekanikal dan elektrikal sesuai dengan permintaan pemberi tugas dengan mempertimbangkan segi kekuatan, keindahan dan ekonomis serta peraturan daerah setempat.
c.    Perencana berkewajiban pula untuk mengadakan pengawasan berkala dalam bidang arsitektur dan struktur.
d.     Membuat estimasi/perhitungan biaya pembangunan secara garis besar yang   akan  menjadi acuan dalam penentuan biaya selama pelaksanaan pekerjaan (bila terjadi perubahan rencana).
e.      Bertanggung jawab penuh terhadap hasil perencanaan sehingga perencanaan tersebut terlaksana.
f.     Bertugas menghadapi kontraktor / pelaksana, dalam hal memberikan penjelasan/konsultasi dalam bidang arsitektur, struktur konstruksi serta mekanikal dan elektrikal.
g.    Merencanakan setiap perubahan dari rencana semula.
h.    Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemilik proyek. 
i.     Mengadakan pengawasan secara berkala untuk melihat kemajuan pekerjaan maupun membantu mengatasi permasalahan di lapangan yang terkait dengan perencanaan. 
j.  Berperan pula sebagai konsultan pengawas dan berhak menegur kontraktor/pelaksana proyek secara langsung maupun tertulis apabila ternyata pelaksanaan tidak sesuai dengan bestek.
k.   Meminta pemeriksaan pekerjaan secara khusus apabila diperlukan untuk menjamin pelaksanaan sesuai dengan isi dokumen kontrak.
l.     Menghadiri maupun menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi pengelolaan proyek.

Supaya mendapatkan hasil perencanaan yang berkualitas dan sesuai dengan tujuannya maka perencana harus mempunyai tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu dengan kemampuan dan pengalaman yang cukup memadai dalam bidangnya masing-masing.

    3. Kontraktor Pelaksana 
     Kontraktor Pelaksana adalah perseroan atau badan  hukum yang mewujudkan ide pemberi tugas ke dalam bentuk tiga dimensi yaitu sesuai dengan gambar kerja rencana.
     Adapun tugas dan wewenang dari pelaksana proyek adalah sebagai berikut:

1.        Melaksanakan  tugas yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan. 
2.       Mengadakan konsultasi dengan divisi perencana serta mendapatkan bimbingan maupun pengarahan dari divisi pengawas mengenai pelaksanaan pekerjaan. 
3.         Menyusun rencana kerja proyek. 
4.         Menyediakan tenaga kerja, barang peralatan dan prasarana kerja kerja yang memadai. 
5.         Membuat detail pelaksanaan (shop drawing) dan membuat gambar akhir pekerjaan (asbuilt drawing). 
6.         Menjamin keamanan dan keselamatan kerja. 
7.         Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan. 
8.         Mengadakan pengujian terhadap hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan. 
9.         Mengadakan perbaikan, perubahan, rekonstruksi dan pembetulan terhadap segala kesalahan selama masa pemeliharaan

• 
  

   HUBUNGAN KERJA ANTARA UNSUR-UNSUR PENGELOLA PROYEK 

             Maksud dari hubungan kerja adalah hubungan yang terjadi dalam suatu kontrak kerja yang di dalamnya terdapat penjelasan mengenai pembagian tugas, kewajiban, wewenang, hak dan tanggung jawab dalam suatu proyek yang harus dipatuhi dan dilaksanakan. Hubungan kerja di dalam mengelola dan melaksanakan suatu proyek terutama pada proyek-proyek yang berskala besar sangatlah perlu adanya ketegasan dan pembagian kerja sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing dimana satu dengan lainnya dapat bekerja dengan baik.

          Dengan adanya pola hubungan kerja yang tegas maka diharapkan masing-masing pihak menjalankan peran dan kewajibannya tanpa terjadi overlapping. Untuk lebih jelasnya hubungan pihak-pihak yang terkait dengan proyek adalah sebagai proyek :

Hubungan kerja antara pemilik proyek dengan konsultan pengawas.

1.       Pengawas menyerahkan hasil pengawasannya kepada pemilik proyek.

2.       Pengawas kemudian menyerahkan hasilnya kepada pemilik proyek.

Hubungan kerja antara pemilik proyek dengan kontraktor:

• Ada ikatan kerja. 
• Kontraktor melaksanakan proyek kemudian menyerahkan hasilnya kepada pemilik proyek. 
• Pemilik proyek membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa konstruksi kepada kontraktor sesuai dengan perjanjian yang disetujui dalam tender. 
• Terjadi kerjasama berdasar hak, kewajiban, dan tanggung jawab masingmasing unsur pengelola proyek. 
• Terjadi hubungan harmonis dalam kerja sama 

Hubungan Kerja antara Unsur-unsur Proyek

Keterangan :    -------  : Garis Koordinasi
              : Garis Perintah 

Hubungan kerja seperti bagan tersebut yang ada dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.    Pemberi Tugas dengan Divisi Perencana

    Hubungan tersebut tertuang dalam surat perjanjian perencanaan. Perencana memberi jasa perencanaan baik perencanaan bangunan maupun perencanaan biaya imbalan jasa perencanaan.

2.   Pemberi Tugas dengan Divisi Pengawas

     Hubungan tertuang dalam surat perjanjian melaksanakan tugas divisi pengawas. Pemilik Proyek memberikan mandat kepada konsultan pengawas untuk mewakili dalam pengawasan pelaksanaan pekerjaan.

3.   Pemberi Tugas dengan Kontraktor Pelaksana

      Hubungan tersebut dituangkan dalam surat perjanjian pelaksana proyek. Pemberi tugas memberikan sejumlah biaya imbalan yang telah disepakati sedangkan kontraktor wajib melaksanakan seluruh pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan menyerahkan hasil pekerjaan kepada pemberi tugas.

4.    Divisi Pengawas dengan Divisi Perencana

     Hubungan keduanya tidak dalam suatu perjanjian khusus, tetapi masing-masing mendasarkan kepada peraturan pelaksanaan yang ada. Bila dipandang perlu divisi pengawas dapat berkonsultasi dengan divisi perencana mengenai kesulitan yang mungkin timbul di lapangan. Konsultan pengawas memberikan pengendalian teknis pelaksanaan proyek yang akan dikerjakan kontraktor.

5.    Divisi Pengawas dengan Kontraktor Pelaksana

      Hubungan diatas juga tidak terbentuk dalam suatu perjanjian khusus tetapi masih mendasarkan kepada peraturan pelaksanaan yang ada.

6.   Divisi Perencana dengan Kontraktor Pelaksana

      Hubungan keduanya tidak dalam suatu perjanjian khusus, tetapi masing-masing mendasarkan pada peraturan pelaksanaan yang ada. Bila dipandang perlu keduanya dapat bekarja sama mengantisipasi kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul di lapangan.

   

   PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian dalam setiap aspek dituntut untuk memberikan hasil yang optimal dan sesuai standart dan spesifikasi yang ada. Dengan demikian efesiensi, efetifitas waktu, mutu dan biaya dapat tercapai. Suatu keadaa yang menyimpang dari standart dan spesifikasi yang ada harus diatasi. Pada pelaksanaan pembangunan ini phak kontraktor berusaha untuk mencapai unnsur-unsur pengendalian proyek. Yang diantaranya adalah : 

1.       Pengendalian Kualitas Bahan dan Pekerjaan 

Pengendalian kualitas bahan dilakuka dengan cara emeriksaan dan pengujian bahan

bangunan yang dipakai dalam proyek. Sebagai contoh adalah pengujian mutu beton yang digunakan dalam pengecoran dengan compression test.

2.       Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan proyek tersebut sesuai

dengan anggaran yang telah direncanakan dan telah disetujui. Pengendalian biaya ini

dilakukan dengan cara pengontrolan masing-masing bagian pekerjaan dengan

perhitungan dari analisa harga satuan. Dari perhitungan dan pengntrolan setiap saat

maka akan terlihat jika ada penyimpangan yang tdak sesuai dengan anggaran yang telah

direncanakan.

3.       Pengendalian Waktu

    Pelaksanaan suatu proyek harus tepat waktu  sesuai dengan rencana sehingga mempunyai nilai ekonomis yang tinggi. Pengendalian waktu dimaksudkan untuk megetahui apakah proyek berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncakan atau tidak. Pengendalian waktu dialkukan dengan menggunakan Time Schedule, Bar Char dan Network Planning.

            Agar pelaksanaan proyek dapat tercapai sesuai dengan tujuan yaitu target dan rencana dalam pelaksanaan pembangunan proyek harus tepat waktu, biaya ekonomis dan kualitas yang maksimal, maka seorang ketua tim teknis pembangunan harus dapat melaksanakan fungsi manajemen dengan baik, yang meliputi hal-hal sebagai berikut : 

1.   Perencanaan 

      Meliputi penentuan strategi, kebijaksanaan proyek, program maupun metode yang digunakan untuk mencapai tujuan yang diharapkan, yang meliputi perencanaan waktu, gambar, pengadaan bahan, pengadaan peralatan, dan perencanaan keuangan. 

2.   Pengarahan 

       Merupakan bagian dari koordinasi proyek yang bertujuan agar masing-masing bagian mengetahui tanggung jawabnya masing-masing. 

3.   Pengawasan

      Untuk mengetahui apakah pelaksanaan pekerjaan telah  sesuai dengan perencanaan mutu, biaya, dan waktu. 

4.   Evaluasi

     Menilai hasil pekerjaan apakah sudah sesuai dengan perencanaan atau belum. 

5.   Perencanaan Ulang

     Dilakukan terhadap pekerjaan yang menyimpang dari perencanaan dengan tujuan untuk merumuskan penyelesaian yang terbaik, agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali.

               Di bawah ini akan kami ulas beberapa macam struktur organisasi proyek berdasarkan hubungan kontrak / perjanjian kerjasamanya, antara lain :

1. Organisasi Tradisional.

Organisasi tradisional biasa digunakan pada proyek konstruksi dengan kondisi biasa / umum. Bentuk organisasi ini terdiri dari 3 pihak, yaitu :

1. Pemilik Proyek yang bertindak sebagai owner sekaligus sebagai Manajemen Proyek Konstruksi.
2. Konsultan Perencana yang bertindak sebagai perancang konstruksi.
3. Kontraktor yang bertindak ssebagai pelaksana konstruksi.

Skema hubungan ketiga pihak 

 

 2. Organisasi Swakelola (Owner - Builder)

Bentuk organisasi swakelola hampir sama dengan organisasi tradisional, hanya saja unit organisasi Pemberi Tugas (Pemilik Proyek), Konsultan dan Kontraktor merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dengan organisasi Pemilik Proyek meskipun proyek telah selesai. Hal tersebut sekaligus menjelaskan bahwa ide pembentukan organisasi semacam ini didasarkan pada organisasi terpadu (integration of organization).

Tidak seperti organisasi tradisional, pelaksanaan tahapan kegiaatan proyek pada organisasi semacam ini bisa dilakukan overlapping sebab pemilik proyek berfungsi sekaligus sebagai konsultan dan kontraktor. 

 

Skema hubungan organisasi swakelola

 

3. Organisasi Manajemen Konstruksi (Profesional Construction Management)

Organisasi Manajemen Konstruksi berkaitan dengan manajemen proyek yang terdiri dari manajemen konstruksi dan pihak - pihak lainnya seperti Kontraktor, Konsultan Perencana dan lain - lainnya, yang mempunyai tugas mengelola proyek secara terpadu dari perencanaan proyek, desain dan pelaksanaan konstruksi. Hubungan kontrak antara pihak yang terlibat dalam tim manajemen proyek bertujuan meminimalkan hubungan timbal balik di dalam tim manajemen proyek.

Pelakasanaan tahapan dalam organisasi semacam ini memungkinkan adanya overlapping karena pelaksanaan proyek seperti desain dan pelaksanaan konstruksinya sudah terpadu di bawah koordinasi manajemen konstruksi. Dalam organisasi jenis ini biasanya manajemen konstruksi bertindak sebagai wakil owner / pemilik proyek di lapangan.

 

Skema hubungan organisasi Manajemen Konstruksi

 

4. Organisasi Turnkey

Pada proyek - proyek tertentu, pemilik proyek memiliki keterbatasan kemampuan teknis dan biaya untuk merealisasikan suatu proyek. Untuk mengatasi masalah tersebut pemilik proyek menyerahkaan tanggungjawab desain dan pelaksanaan konstruksi (termasuk pembiayaan) pada suatu organisasi (investor / kontraktor), pengaturan seperti hal tersbut dinamakan organisasi proyek turnkey. Ide dasar pembentukan organisasi turnkey didasarkan pada organisasi terpadu (integration of organization) yang menyerahkan semua kegiatan (desain maupun pelaksanaan konstruksi) pada satu pihak.

Pada model organisasi ini kontraktor sekaligus sebagai konsultan perencana sesuai dengan kontrak antara kontraktor dengan pemilik proyek.

Tidak seperti organisasi tradisional, pelaksanaan tahapan kegiaatan proyek pada organisasi semacam ini bisa dilakukan overlapping sebab tanggungjawab desain dan pelaksanaan konstruksi berada pada satu pihak saja.

 

Skema hubungan organisasi Turnkey